ET GODT FØRSTEHÅNDSINDTRYK – ET GODT SAMARBEJDE
Det er vigtigt, når man afholder møder og lignende med potentielle kunder såvel som eksisterende kunder, at man får skabt en god atmosfære og de rigtige omstændigheder for et succesfuldt møde. Alt dette starter allerede, når kunderne måtte ankomme til ens kontor og bliver taget imod. Her er det bare essentielt og professionelt, hvis der er skabt en kommunikation på tværs af virksomheden, der gør det tilgængeligt for receptionisten at gøre deres arbejde.
Kunden ville på denne måde opleve at føle sig set og ikke mindst vigtig. De vil enkelt uden problematikker og forvirringer kunne finde det lokale, som skal anvendes. Hvis man opnår et godt førstehåndsindtryk, så vil man også skabe afsæt til et godt samarbejde. Det er ganske ligetil og enkelt for alle parter.
BOOKING SYSTEM
Hvis man er på udkig efter at undgå misforståelser og sene aflysninger, der skaber ineffektiv planlægning, så skal man have installeret et booking system. Her vil den enkelte medarbejder hurtigt og yderst enkelt kunne booke mødelokaler, som passer til deres krav og behov.
Mødelokale booking kan være med til at udnytte sine lokalers kapacitet til det ypperste. Nøglepersoner, som sekretærer og receptionister, kan ændre i bookingen. Dette ville gøres for at skabe rum til flere møder. Der kunne i givent tilfælde eksempelvis være booket til 20 personers lokale til blot 5 mennesker. Her vil nøglepersonerne kunne administrere og ændre lokalereservationer.
Det er i de fleste tilfælde detaljerne, som har en afgørende betydning. Blandt andet vil det også være fordelagtigt at kunne byde sine gæster og kunder på noget. I det integreret booking system vil det være muligt at bestille catering. Dette kan både gøres direkte ved booking af mødet. Lige såvel kan det gøres længere hen mod mødet. Fordelene er ved dette er, at det vil være muligt at have catering på plads, og det vil stå klar til mødet.
MØDELOKALE SKILTE
For at gøre sine lokaler endnu mere tilgængelige og brugervenlige, så kan man vælge at implementere mødelokale skilte. På denne måde ville kunderne også ganske hurtigt kunne navigere rundt i lokalerne.
